Сегодня я расскажу очередном крайне полезном онлайн-сервисе нашей разработки. В середине 2019 года на фоне резко возросшего спроса на услуги нашего агентства мы понабрали людей. Причем практически сразу же всех получилось загрузить работой на все 146%. Проходит месяц, другой, а мы только терпим убытки. Клиентщикам же приходилось работать как проклятым (да, исполнителей набрали, а на продаванах решили сэкономить).
На третий месяц по пизде пошла постоянная работа – т.е. это оплачиваемые ежемесячно услуги (такие как SEO-продвижение, реклама, обслуживание и т.д.), которые оказываются старым клиентам. Позже встали на паузу наши собственные проекты, которые мы делали исключительно для внутреннего пользования, т.к. времени на всё не хватало.
Начали повышать цены – это никак не помогло, а только усугубило ситуацию – старые клиенты, которые привыкли к определенному уровню цен начали просто отваливаться.
Нужно было понять в чем проблема. Проведя анализ всей финансовой составляющей стало понятно, что проблема именно в исполнителях – сроки не соблюдаются, планы не выполняются, хотя многие уже начали работать по вечерам и по выходным.
Стали копать дальше. Я на коленке за пару ночей состряпал некий сервис – приложение, которое вылазит каждый час и заставляет написать то, чем ты весь час занимался. На стороне сервера небольшая агрегация этих данных в разрезе сотрудников, а также представление в виде календаря, который расчерчен на рабочие часы.
Самое важное было заставить всех сотрудников корректно заполнять информацию. Пиздить палками тут не поможет – формально заполнять будут, но заполнять будут хуйнёй. Поэтому надо сделать всё так, чтобы приложение не отвлекало и не раздражало. Я сделал 2 поля – «Клиент» и «Задачи», никаких масок, особых форматов, дополнительных вопросов и требований к заполнению. Единственное требование – чтобы сотрудник смог спустя неделю-другую объяснить, взглянув на заполненные им же данные, что он по факту делал в этот день.
Внедрили мы сервис ближе к середине месяца и за первые же две недели поняли, что занимаемся какой-то хуйней. Мелкие задачи, на которые закладывается пару часов, пусть и за высокий прайс оказались убыточны – по факту они размазывались в течении месяца и занимали куда больше времени, чем сам сотрудник называл («Ты скока вот эту хуйню делал?» – «Да быстро, часа два где-то». По факту – больше дня если сложить все его подходы к этой задаче).
Пересмотрели цены, матрицу услуг и ситуация начала выправляться. Позже мы начали использовать сервис и для других задач. Например, когда берешься за что-то кардинально новое порой сложно оценить сколько нужно времени или денег на такой проект. Но можно обратиться к архиву и посмотреть, когда кто-то занимался чем-то подобным сколько фактически у него ушло на это времени. Имея такую статистику всегда под рукой – КП составляются значительно быстрее, а шанс ошибиться в оценке проекта становится ниже.
Также, значительно меньше времени стало уходить на организационные моменты – теперь не нужно постоянно спрашивать у сотрудников «чем занят?», «когда будет готово» и т.д. Зашел в личный кабинет и четко видишь, кто что делает, кто на какой стадии. Плюс теперь чаще начали выявляться проёбы, и когда я вижу, что кто-то начинает тормозить проект – можно либо дать мотивирующего леща, либо отправить кого-то в помощь, чтобы не сорвать сроки.
Еще у нас есть клиенты, которые чуть ли не каждый день обращаются с какой-то мелкой хуйней. Если каждую такую херню предварительно оценивать, составлять документы, готовить счет, а потом еще телегу актов везти на почту – можно брать отдельного клиентского менеджера и заставлять клиента платить ему зарплату по мимо тех счетов, которые клиент оплатит за наши услуги. Поэтому, за подавляющее большинство мелких задач я даже не брался, что вызывало негатив. Сейчас всё проще – я тупо перекидываю все сообщения от клиента исполнителям, а в конце месяца в личном кабинете выбираю этого клиента. Смотрю кто из сотрудников сколько времени на этого клиента потратил за месяц и отправляю всего один счет. Зачастую, сумма по таким мелким задачам получается весьма вкусная, так что глупо было отказываться от таких проектов раньше, но раньше на это времени бы не хватило точно.
Я много перед кем хвастался этой штукой и мне все говорили – «поделись». Делиться правда не чем было – ни возможности регистрации в сервисе, уебанский интерфейс, который понятен только мне. Кароче, когда мне за этот сервис предложили бабки – я повелся и решил довести всё до ума. Что из этого получилось можно посмотреть тут: https://workapp.ai/
